De meeste websites bevatten PDF-documenten. Deze documenten bevatten vaak informatie die voor iedereen belangrijk is, maar kan iedereen dit wel lezen? Veel mensen hebben moeite met het lezen van PDF-bestanden als deze niet digitaal toegankelijk zijn.
Problemen met ontoegankelijke PDF’s
Denk bijvoorbeeld aan iemand die blind is en een schermlezer gebruikt om een document te kunnen lezen. Deze heeft echter niets aan de PDF als het een gescande afbeelding is. Ook als het wel een echt digitaal document lijkt, kan het gebeuren dat een schermlezer niet kan herkennen wat de structuur in het document is. Dan wordt alles als platte tekst voorgelezen en wordt informatie uit afbeeldingen genegeerd.
Hoe maak je een PDF toegankelijk?
Om PDF-documenten voor iedereen bruikbaar te maken, is het nodig dat deze goed zijn opgemaakt en dat ook de juiste structuur wordt meegegeven met behulp van zogenaamde codes of tags. Deze codes of tags zijn niet visueel zichtbaar, maar wel belangrijk voor mensen die documenten laten voorlezen. Met behulp van deze tags of codes kunnen zij ook de inhoud van de PDF begrijpen. Daarnaast moet een PDF ook andere informatie bevatten, zoals de taal en de titel.
Maak je het document in Microsoft Word of Adobe InDesign, dan zijn er veel zaken waar je direct al rekening mee kunt houden. Wat dat betreft hoeft het niet moeilijk te zijn om toegankelijke PDF-documenten te maken.
Eerlijk gezegd wordt het wel lastiger op het moment dat je wat meer geavanceerde content maakt. Bijvoorbeeld tabellen, diagrammen, voetnoten en andere verwijzingen. In veel gevallen moet je het document dan nog nabewerken of repareren in een programma zoals Adobe Acrobat Pro. Dat is best specialistisch en tijdrovend werk.
Ontoegankelijke documenten? Die maken we!
Ik heb jarenlange ervaring in het toegankelijk maken van PDF-documenten en kan dit ook voor jou doen. Omdat vrijwel geen document hetzelfde is, begin ik altijd met een intake. Hierin maak ik een inschatting van wat mogelijk is en hoeveel tijd het kost om het document toegankelijk te maken. Het helpt vaak als je ook het bronbestand (.docx of .indd) hebt, zodat ik vanuit dat bestand kan werken. In sommige gevallen zal de tekst of de kleuren aangepast moeten worden. Dit doe ik alleen in overleg.
Wat je van mij ontvangt
Je ontvangt binnen de afgesproken tijd een toegankelijke versie van je PDF-bestand(en), die ik zelf ook nog heb gecontroleerd met behulp van de PAC-software. Het ontoegankelijke document op je website kun je dan eenvoudig vervangen door de nieuwe, toegankelijke versie ervan. Wanneer er toch nog toegankelijkheidsproblemen zijn, los ik die kosteloos op. Dit doe ik zelfs tot een jaar na oplevering, mits het document in tussentijd niet is aangepast.
Let op: in sommige gevallen is het helaas niet mogelijk om een bestaand document helemaal toegankelijk te maken. Bijvoorbeeld als hierin kleuren worden gebruikt die niet aangepast mogen worden of als de kwaliteit van het bestaande document te laag is. Als dit het geval is, bespreek ik dat vooraf met je zodat we eventueel alternatieven kunnen regelen of afspraken kunnen maken.
Wat kost het toegankelijk maken van PDF’s?
Het is moeilijk om één prijs te geven voor alle PDF-documenten, want dit hangt sterk af van de grootte en complexiteit van het document. In de intake maak ik daarom eerst een inschatting van de benodigde tijd en de kosten die daarbij horen. De minimumprijs is 80 euro exclusief btw. Dit geldt voor een simpel en klein document waarvoor ik niet meer dan 1 uur nodig heb.
Let op: De genoemde prijzen kunnen wijzigen en daarom kun je hier geen rechten aan ontlenen. De prijzen die ik noem in de offerte zijn de juiste prijzen.
Blijvend toegankelijke PDF’s produceren
Het toegankelijk maken van PDF-documenten is een goede manier om specifieke toegankelijkheidsproblemen op te lossen. Nog beter is het om ervoor te zorgen dat alle documenten die op de website verschijnen direct digitaal toegankelijk zijn. Toegankelijke sjablonen, werkinstructies en advies zijn hiervoor belangrijke stappen en daar help ik jou ook graag mee.
